Tóm tắt nhanh: Dịch vụ fulfillment Philippines nghĩa là bạn gửi hàng sẵn vào một kho tại Philippines, còn đơn vị fulfillment lo mọi việc sau khi khách đặt hàng: nhận đơn từ website, gọi xác nhận đơn COD, đóng gói, giao toàn quốc, thu tiền COD và xử lý đơn hoàn. Với người bán Việt chạy quảng cáo và bán hàng COD bằng website riêng, có hàng sẵn tại Philippines giúp giao nhanh hơn, thu được COD trên mọi đơn và xử lý hàng hoàn ngay tại chỗ. Nirvasian Fulfillment Center Philippines ở Pasig, Metro Manila làm trọn các việc này và chuyển tiền COD cho bạn bằng VND vào tài khoản ngân hàng tại Việt Nam, hoặc bằng USD hay ngoại tệ khác nếu bạn muốn.
Bài này viết cho người bán Việt đang bán sản phẩm của chính mình trên website hoặc landing page (Shopify, WooCommerce hay website tự làm), chạy quảng cáo Facebook, TikTok để ra đơn và muốn mở rộng sang thị trường Philippines. Bạn sẽ biết kho fulfillment là gì, vì sao nên đưa hàng sang Philippines trước khi tăng ngân sách quảng cáo, quy trình làm việc với Nirvasian từ lúc gửi hàng đến lúc nhận tiền về Việt Nam, và một báo giá fulfillment thường gồm những khoản nào.
Dịch vụ fulfillment là gì? Kho fulfillment là gì?
Nói đơn giản, fulfillment là toàn bộ phần việc diễn ra sau khi khách bấm đặt hàng: nhận đơn, lấy đúng sản phẩm trên kệ, đóng gói, giao cho đơn vị vận chuyển, theo dõi đến khi khách nhận hàng, thu tiền COD và xử lý hàng bị hoàn. Dịch vụ fulfillment là khi bạn thuê một đơn vị bên ngoài làm hết những việc đó thay cho đội của mình.
Kho fulfillment khác kho cho thuê thông thường. Kho cho thuê chỉ cho bạn chỗ để hàng. Kho fulfillment được làm cho thương mại điện tử: hàng được nhập theo từng SKU, có phần mềm quản lý tồn kho, nhận đơn tự động từ website và xuất hàng mỗi ngày theo từng đơn lẻ. Khi bạn bán hàng xuyên biên giới, kho fulfillment ở nước bán hàng giống như đội vận hành tại chỗ của bạn, còn bạn vẫn ở Việt Nam lo sản phẩm và quảng cáo.
Vì sao bán hàng COD sang Philippines nên có hàng sẵn tại Philippines?
Bán hàng COD là khách trả tiền mặt khi nhận hàng. Người mua online ở Philippines rất chuộng cách trả tiền này, nhất là khi mua lần đầu từ một thương hiệu lạ hoặc đặt hàng từ quảng cáo. COD giúp ra nhiều đơn hơn, nhưng đi kèm là đơn hoàn (RTS, return to sender): khách không có nhà, đổi ý, đặt cho vui hoặc bom hàng, địa chỉ sai hay thiếu, không có sẵn tiền mặt, hoặc chờ hàng lâu quá nên không muốn nhận nữa.
Philippines còn là một quốc gia quần đảo với ba vùng chính Luzon, Visayas và Mindanao. Metro Manila và các tỉnh lân cận thường nhận hàng nhanh nhất, các đảo và vùng xa mất nhiều thời gian hơn. Mùa mưa và mùa bão cũng có thể làm chậm việc giao hàng. Vì vậy, khoảng thời gian từ lúc khách đặt đến lúc cầm hàng trên tay ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hoàn hàng.
| Tiêu chí | Gửi từng đơn từ Việt Nam | Có hàng sẵn trong kho tại Philippines |
|---|---|---|
| Thời gian giao hàng | Chậm, vì mỗi đơn phải đi quốc tế rồi mới giao nội địa | Giao trong vài ngày, vì hàng đi thẳng từ kho tại Metro Manila |
| Thu tiền COD | Khó thu COD hơn, đối soát COD phức tạp hơn | Thu COD trên mọi đơn qua các hãng vận chuyển nội địa |
| Xác nhận đơn | Khách chờ lâu nên dễ đổi ý dù đã xác nhận | Gọi xác nhận xong là xuất kho, khách còn nhớ mình đã đặt gì |
| Đơn hoàn | Tốn phí gửi ngược về Việt Nam hoặc phải bỏ hàng | Hàng hoàn được kiểm tra và nhập lại kho để bán tiếp |
| Gửi hàng sang Philippines | Gửi lẻ từng kiện theo từng đơn | Gửi theo lô bằng đường biển hoặc đường hàng không, thông quan cho cả lô |
| Khi tăng ngân sách quảng cáo | Càng nhiều đơn, càng nhiều kiện quốc tế phải theo dõi | Kho xử lý đơn mỗi ngày, bạn chỉ cần lo bổ sung hàng |
Cách làm phổ biến là gửi một lô nhỏ để test sản phẩm, chạy quảng cáo xem thị trường phản hồi ra sao, rồi mới gửi lô lớn hơn khi quảng cáo đã ra đơn đều. Như vậy bạn không phải ôm nhiều hàng ở nước ngoài khi chưa chắc sản phẩm bán được.
Làm việc với dịch vụ fulfillment Philippines của Nirvasian diễn ra thế nào?
Nirvasian là kho fulfillment tại Pasig, Metro Manila, làm fulfillment cho thương mại điện tử ở Philippines từ năm 2019. Nirvasian nhập khẩu và bán hàng dưới giấy phép của chính mình, gồm cả FDA License to Operate cho nhà nhập khẩu và phân phối, nên bạn không cần lập công ty ở Philippines. Quy trình thường đi như sau.
- Gửi hàng sang Philippines. Bạn gửi hàng theo lô từ Việt Nam. Nirvasian lo nhập khẩu, thông quan, thuế nhập khẩu, VAT và giấy tờ thuế tại Philippines cho lô hàng mình nhập. Nếu sản phẩm thuộc nhóm FDA quản lý như mỹ phẩm hay thực phẩm chức năng, Nirvasian đăng ký FDA dưới giấy phép của mình trước khi bán.
- Nhập kho. Hàng được kiểm đếm và nhập kho theo từng SKU. Kho có khu bảo quản thường và khu bảo quản lạnh, theo dõi số lô và hạn sử dụng, xuất hàng theo FIFO hoặc FEFO để hàng cận date đi trước.
- Kết nối website. Hệ thống của Nirvasian kết nối với Shopify và WooCommerce, nên đơn từ website của bạn tự chạy về kho. Nếu website làm trên nền tảng khác, bạn liên hệ để trao đổi cách gửi đơn từ website của bạn sang hệ thống của chúng tôi.
- Gọi xác nhận đơn COD. Nhân viên call center gọi cho người mua để xác nhận đơn và kiểm tra địa chỉ giao hàng trước khi gửi đi. Đơn ảo, đơn đặt nhầm và địa chỉ thiếu được lọc ra từ đầu, giúp giảm tỷ lệ hoàn hàng. Nếu bạn muốn, đội sales còn chào thêm khuyến mãi hoặc combo để tăng giá trị mỗi đơn.
- Lấy hàng và đóng gói trong ngày. Đơn đã xác nhận và vào trước giờ cut-off hằng ngày được lấy hàng, đóng gói và xuất kho ngay trong ngày. Kho làm được cả đóng combo và bỏ kèm thiệp cảm ơn hay tờ rơi vào hộp.
- Giao hàng toàn quốc. Hàng được giao qua các đối tác vận chuyển như J&T Express, Ninja Van và LBC, đi khắp Luzon, Visayas và Mindanao.
- Thu tiền COD. Shipper thu tiền mặt khi giao hàng. Với dịch vụ chuyển tiền COD sớm, Nirvasian chuyển doanh thu cho bạn theo từng đơn giao thành công, bạn không phải chờ hãng vận chuyển đối soát chậm.
- Xử lý đơn hoàn. Hàng hoàn về kho được mở ra kiểm tra. Hàng còn bán được thì nhập lại kho để giao cho đơn sau, không phải gửi ngược về Việt Nam.
- Nhận tiền về Việt Nam. Bạn nhận tiền bằng VND vào tài khoản ngân hàng tại Việt Nam, hoặc bằng USD hay ngoại tệ khác mà bạn chọn, vào tài khoản ở Việt Nam hoặc ở nước khác.
Chi tiết từng phần có ở trang dịch vụ lưu kho và fulfillment, trang dịch vụ COD gồm xác nhận đơn, upsell và chuyển tiền COD sớm, và trang nhập khẩu và thông quan hàng vào Philippines.
Gọi xác nhận đơn chỉ là một phần của việc giữ tỷ lệ hoàn hàng ở mức thấp. Nội dung landing page, cách ghi giá và tốc độ giao hàng cũng ảnh hưởng không kém.
Trên dashboard, bạn theo dõi được những gì?
Khi bạn ở Việt Nam bán hàng sang Philippines, điều cần nhất là thấy số liệu thật mỗi ngày. Hệ thống của Nirvasian được làm cho bán hàng COD và kết nối với Shopify, WooCommerce, TikTok Shop, Shopee, Lazada cùng các hãng vận chuyển. Trên một dashboard, bạn xem được:
- Đơn hàng mới và tình trạng xử lý của từng đơn
- Trạng thái giao hàng của từng kiện
- Các khoản tiền COD đã chuyển cho bạn
- Tỷ lệ hoàn hàng (RTS, RTO)
- Báo cáo phân tích kinh doanh
- Bảng đối soát COD và đối soát phí dịch vụ
Nhìn tỷ lệ hoàn hàng cùng với số liệu quảng cáo, bạn biết nên tăng ngân sách cho sản phẩm nào và nên dừng sản phẩm nào. Bảng đối soát COD giúp bạn so từng đơn giao thành công với số tiền nhận về, thay vì tự ghép file của từng hãng vận chuyển.
Báo giá dịch vụ fulfillment thường gồm những khoản nào?
Mỗi đơn vị tính phí theo cách riêng, nhưng báo giá cho người bán COD thường chia thành các nhóm dưới đây. Biết trước các nhóm này giúp bạn so sánh báo giá và tính giá vốn trên mỗi đơn sát hơn.
| Nhóm chi phí | Thường phụ thuộc vào |
|---|---|
| Vận chuyển quốc tế từ Việt Nam sang Philippines | Đường biển hay đường hàng không, thể tích và cân nặng của lô hàng |
| Thông quan, thuế nhập khẩu và VAT | Mã HS của sản phẩm, giá trị lô hàng, có C/O form D hợp lệ hay không |
| Đăng ký FDA (nếu sản phẩm cần) | Nhóm sản phẩm và số lượng SKU |
| Nhập kho | Số lượng hàng, số SKU, cách đóng thùng |
| Lưu kho | Lượng hàng tồn, bảo quản thường hay bảo quản lạnh |
| Lấy hàng và đóng gói | Số sản phẩm trong mỗi đơn, vật tư đóng gói, combo hay tờ rơi kèm theo |
| Xác nhận đơn và upsell qua call center | Số đơn cần gọi, có dùng upsell hay không |
| Giao hàng nội địa và thu COD | Khu vực giao, cân nặng kiện hàng, hãng vận chuyển |
| Xử lý đơn hoàn | Số đơn hoàn, việc kiểm tra và nhập lại kho |
Khi so sánh, bạn nên tính tổng chi phí trên mỗi đơn giao thành công, đừng chỉ nhìn phí lưu kho hay phí đóng gói. Một đơn bị hoàn vẫn tốn phí giao đi, phí hoàn về và tiền quảng cáo đã bỏ ra, nên giảm được đơn hoàn quan trọng không kém giá từng khoản phí. Bạn cũng nên hỏi rõ tiền COD được trừ những khoản nào trước khi chuyển về. Với Nirvasian, bạn không phải ký hợp đồng ràng buộc dài hạn, không có số lượng tối thiểu và không mất phí trả trước để bắt đầu.
Checklist trước khi bắt đầu bán hàng thị trường Philippines
- Danh sách sản phẩm muốn bán, số SKU, kích thước và cân nặng từng sản phẩm
- Kiểm tra sản phẩm có thuộc nhóm FDA Philippines quản lý không: mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm chức năng, thuốc, thiết bị y tế và một số sản phẩm gia dụng
- Bỏ các từ như “chữa bệnh”, “điều trị” khỏi quảng cáo, landing page và nhãn sản phẩm
- Landing page bằng tiếng Anh hoặc Taglish đơn giản, giá ghi bằng peso (PHP), khu vực giao hàng ghi rõ
- Website chạy trên Shopify, WooCommerce hay nền tảng khác, để biết cách kết nối đơn về kho
- Số lượng cho lô hàng test và kế hoạch bổ sung hàng khi quảng cáo ra đơn
- Cách gửi hàng: đường hàng không cho lô đầu tiên và khi cần hàng gấp, đường biển cho các lô bổ sung đều đặn
- Chứng từ: hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không, C/O form D và giấy phép sản phẩm nếu cần
- Tài khoản ngân hàng nhận tiền và loại tiền muốn nhận: VND, USD hay ngoại tệ khác
- Hỏi kế toán của bạn tại Việt Nam về nghĩa vụ thuế với khoản doanh thu nhận về
Nếu sản phẩm của bạn thuộc nhóm phải đăng ký, xem thêm trang đăng ký FDA tại Philippines để biết Nirvasian hỗ trợ hồ sơ như thế nào.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần lập công ty ở Philippines để bán hàng không?
Không cần. Nirvasian nhập khẩu và bán hàng dưới giấy phép của mình, gồm cả FDA License to Operate, đồng thời lo thông quan, thuế nhập khẩu, VAT và giấy tờ thuế tại Philippines cho hàng mình nhập. Bạn có thể bắt đầu bán mà không cần pháp nhân ở Philippines.
Website của tôi không dùng Shopify hay WooCommerce thì sao?
Hệ thống của Nirvasian kết nối sẵn với Shopify và WooCommerce. Nếu website của bạn tự làm hoặc dùng nền tảng khác, bạn liên hệ để trao đổi cách gửi đơn từ website của bạn sang hệ thống của chúng tôi.
Tiền COD được chuyển từ Philippines về Việt Nam như thế nào?
Nirvasian chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của bạn ở bất kỳ đâu. Bạn có thể nhận VND vào tài khoản tại Việt Nam, hoặc chọn USD hay ngoại tệ khác, nhận ở Việt Nam hay ở nước khác. Với dịch vụ chuyển tiền COD sớm, doanh thu của mỗi đơn giao thành công được chuyển cho bạn mà không phải chờ hãng vận chuyển. Về thuế tại Việt Nam với khoản tiền này, bạn nên hỏi kế toán của mình.
Có yêu cầu số lượng tối thiểu hay hợp đồng dài hạn không?
Không. Nirvasian không có hợp đồng ràng buộc, không yêu cầu số lượng tối thiểu và không thu phí trả trước để bắt đầu. Bạn có thể gửi một lô nhỏ để test sản phẩm rồi tăng dần khi quảng cáo chạy tốt.
Nirvasian có cam kết tỷ lệ hoàn hàng không?
Không đơn vị nào kiểm soát hết được việc khách đổi ý hay không có nhà. Việc Nirvasian làm là gọi xác nhận đơn, kiểm tra địa chỉ trước khi gửi, xử lý trong ngày các đơn vào trước giờ cut-off và giao từ kho tại Metro Manila. Đây là những việc giúp giảm đơn hoàn, phần còn lại phụ thuộc nhiều vào sản phẩm, giá bán và nội dung quảng cáo của bạn.
Nên gửi hàng từ Việt Nam sang Philippines bằng đường biển hay hàng không?
Đường hàng không từ TP. Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội nhanh hơn, hợp với lô đầu tiên khi ra mắt sản phẩm hoặc khi cần bổ sung gấp. Đường biển từ TP. Hồ Chí Minh hoặc Hải Phòng đến Manila có chi phí trên mỗi sản phẩm thấp hơn, hợp với các lô bổ sung đều đặn. Bạn có thể kết hợp cả hai tùy tốc độ bán.
Ngoài website, tôi có bán thêm trên Shopee, Lazada hay TikTok Shop được không?
Hệ thống của Nirvasian cũng kết nối với TikTok Shop, Shopee và Lazada, nên cùng một kho hàng có thể phục vụ đơn từ website lẫn đơn từ sàn. Bạn chỉ cần báo các kênh bán hàng của mình khi trao đổi với Nirvasian.
Hàng của tôi là mỹ phẩm hoặc thực phẩm chức năng thì sao?
Các nhóm hàng này phải thông báo hoặc đăng ký với FDA Philippines trước khi bán, kể cả bán online, và chỉ công ty Philippines có License to Operate mới nộp được hồ sơ. Nirvasian nộp hồ sơ FDA dưới giấy phép của mình. Facebook và các sàn có thể gỡ quảng cáo hoặc sản phẩm thuộc nhóm quản lý mà chưa đăng ký, nên bạn nên làm xong phần này trước khi chạy quảng cáo.
Liên hệ Nirvasian
Nếu bạn đang tính gửi hàng sang Philippines, hãy gửi cho Nirvasian danh sách sản phẩm, link website hoặc landing page và số đơn bạn dự kiến mỗi ngày. Nirvasian sẽ trao đổi cách gửi hàng, cách kết nối website và báo giá theo đúng cách bạn bán. Kho fulfillment Nirvasian tại Manila lo phần vận hành tại Philippines để bạn tập trung vào sản phẩm và quảng cáo.
Bạn liên hệ qua WhatsApp +63 919 080 5147, email info@nirvasian.com hoặc form liên hệ trên website Nirvasian.